Masz pytania? Wypełnij formularz kontaktowy lub zadzwoń

 

  • ZNAJDUJEMY NAJLEPSZE ROZWIĄZANIA

  • OCHRONIMY TWOJE INTERESY

Elektronizacja akt pracowniczych

Od stycznia 2019 r. wejdą w życie przepisy, które ułatwią przechowywanie akt pracowniczych dotyczących pracowników i zleceniobiorców i obniżą koszty związane z ich przechowywaniem.

Obecnie dokumentacja pracownicza przechowywana jest w formie papierowej. Od stycznia pracodawca będzie mógł decydować w jakiej formie chce ją przechowywać – papierowo, czy elektronicznie. Będzie też mógł zmienić wcześniej przyjętą formę przechowywania akt pracowniczych.

Krótszy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 r. dla wszystkich nowo zatrudnianych osób akta pracownicze pracodawca czy zleceniodawca będzie przechowywał 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.

Dla pracowników, których zatrudnił po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. będzie mógł skrócić okres przechowywania akt z 50 do 10 lat ale tylko jeśli spełni dodatkowe warunki, które wynikają z ustawy tj.:

  • przekaże do ZUS oświadczenie (ZUS OSW) oraz
  • raport informacyjny (ZUS RIA).

Natomiast akta pracowników/zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. będzie przechowywał przez okres 50 lat.

Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych a nowe dokumenty

Jeśli pracodawca zechce skrócić okres przechowywania akt pracowniczych będzie musiał przekazać do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW).

Oświadczy w tym dokumencie, że przekaże raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 01.01.1999 – 31.12.2018. Oświadczenie to będzie mógł złożyć w wybranym przez siebie terminie. Jest to dobrowolna decyzja. Będzie mógł także wycofać ten dokument, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA.

Dokumentem, który pracodawca będzie miał obowiązek przekazać do ZUS po złożeniu oświadczenia, jest raport informacyjny ZUS RIA. Zastąpi on obowiązek wystawiania przez pracodawcę w formie papierowej dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznania świadczeń. Dane z tego dokumentu ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego.

Raport składa się za każdego pracownika zatrudnionego od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r.

Źródło: Zakład Ubezpieczeń Społecznych

Biuro Rachunkowe

Perita Consulting

Dariusz Jóźwiak


Copyright © 2016 Perita


05-270 Marki

Poniatowskiego 16 A

e-mail: perita@perita.pl


tel.kom. 604 062 327


tel./fax (22) 771 46 04



Godziny otwarcia biura:

Poniedziałek - Piątek 8.00 - 16.00


x
Nasza strona korzysta z plików cookies wyłącznie w celu zapewnienia poprawnego funkcjonowania. Przeglądając naszą stronę wyrażasz na to zgodę. Więcej informacji można znaleźć w Polityce prywatności